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9 étapes à suivre pour un offboarding réussi
Organisez le départ de vos salariés tout en renforçant votre image de marque employeur. 9 étapes pour un offboarding efficace.
Tout comme l’onboarding, l’offboarding est un moment clé de l’expérience collaborateur.
Si organiser le départ d’un salarié peut être une activité délicate, elle est pourtant essentielle, aussi bien pour le collaborateur, que pour l’entreprise.
Qu’ils soient prévus ou inattendus, les départs des salariés ont un impact sur l’entreprise et ses membres.
Avec un turnover des salariés en augmentation dans de nombreux secteurs comme la restauration ou le retail, il est crucial de définir un processus précis et efficace pour assurer la bonne continuité des activités.
Découvrez les étapes clés et les bonnes pratiques d’un offboarding réussi.
1. Échanger avec le collaborateur
Quelles que soient les raisons du départ, il est important de dédier un moment à un échange entre le collaborateur et le service RH ou le manager.
Il ne s’agit pas d’effectuer l’entretien de départ (nous verrons cette étape un peu plus loin), mais plutôt d’engager la conversation et de préparer le processus d’offboarding.
Mettez à l'aise le collaborateur en exprimant clairement vos intentions. Expliquez à quoi ressemble le processus d’offboarding et quelles sont les attentes de part et d'autre. En fonction du motif de départ, l’adhésion du salarié peut être plus ou moins difficile à obtenir. Dans tous les cas, ouvrir la communication permet de poser des bases pour une séparation avec un minimum d’encombre.
2. Prévenir le service RH
Chaque départ engendre un surplus d’activité pour le service ressources humaines. Ainsi, il est important de définir un rétroplanning précis pour s’assurer que l’ensemble des obligations légales sont remplies.
On retrouve notamment :
- La préparation des documents à remettre (certificat de travail, attestation Pôle emploi, récapitulatif de l’épargne salariale, etc.).
- La planification de la dernière paie.
- L’édition du solde de tout compte.
- La désinscription des registres de paie et des listes de diffusion.
- La confirmation de la date de départ du salarié.
3. Informer l’équipe
Pour des raisons de transparence, annoncez le départ du salarié dès que possible en interne.
C’est généralement au manager d’informer l’équipe, idéalement lors d’une réunion. Afin de répondre aux questions et éventuelles inquiétudes, il est important de laisser à chacun la possibilité de s'exprimer et de poser des questions en groupe ou de façon privée.
Parfois, le salarié concerné peut annoncer son départ au reste de l’équipe.
4. Lancer le recrutement d’un remplaçant
Alors qu’un salarié est sur le point de partir, il faut déjà penser à la relève !
Si vous envisagez de remplacer votre collaborateur, c'est le moment de penser au recrutement. Selon le poste concerné, l’embauche peut être plus ou moins complexe et chronophage.
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5. Préparer la passation de poste
Pour limiter la perte de connaissances et de compétences, n’oubliez pas d’organiser une passation de poste entre le salarié sortant et la nouvelle recrue.
Si le salarié quitte l’entreprise avant le démarrage de son remplaçant, assurez-vous que les informations nécessaires sont écrites et enregistrées dans un espace prévu à cet effet et que les procédures sont à jour.
6. S’occuper de la logistique de l’offboarding
Il est l'heure de s'occuper de l'aspect logistique de l'offboarding.
Certains éléments méritent particulièrement votre attention, comme :
- La récupération du matériel : ordinateur portable, téléphone, voiture de fonction, etc.
- La redirection des e-mails vers une adresse alternative.
- La suppression des accès du collaborateur aux logiciels.
- La récupération des moyens d'accès aux bureaux : remise des clés, du badge, etc.
- La mise à jour des organigrammes.
À noter : selon le RGPD, les anciens salariés peuvent demander la suppression de leurs données personnelles au titre du droit à l’oubli ou droit à l’effacement (dans la limite des obligations légales de conservation des données).
Pour en savoir plus, reportez-vous aux informations fournies par la CNIL.
7. Procéder à l’entretien de départ
L’entretien de départ est un échange structuré et formel entre l'employeur et le salarié sortant.
Loin d’être un interrogatoire, il est l’occasion de comprendre les raisons de la décision du salarié (en cas de départ volontaire). Il s’agit également d’identifier ce qui a fonctionné, ce qui n’a pas fonctionné et ce qui pourrait être amélioré dans l’expérience collaborateur.
Le salarié est souvent plus prédisposé à exprimer son ressenti ou à évoquer des difficultés quand il est sur le point de quitter l'entreprise.
C'est alors le moment de prendre des notes, qui seront précieuses pour la mise en place d'actions d’amélioration … Et ainsi prévenir de futurs départs de salariés.
Mais l’entretien de départ n’est pas à sens unique. En tant qu’employeur, c’est le moment de valoriser le travail du salarié et de mettre en lumière ses réussites.
8. Se dire au revoir
Il est l’heure de se dire au revoir !
Que vous décidiez d’organiser un pot de départ ou simple regroupement d’équipe, c’est le moment idéal pour se réunir une dernière fois et clôturer le parcours salarié.
9. Rester en contact
Et si vous jouiez les prolongations ? Après tout, un au revoir n’est pas un adieu !
Avec l’accord du professionnel et dans le respect du RGPD, rien n’empêche d’échanger vos coordonnées e-mail et téléphoniques.
Dans le cas où la séparation professionnelle se fait en bons termes, proposez de rédiger une recommandation sur le profil LinkedIn de votre ancien salarié. Il en fera peut-être de même pour l'entreprise !
Offboarding des salariés : les bonnes pratiques à retenir
- N’attendez pas la dernière minute pour préparer le départ du salarié. Démarrez le processus dès l’annonce de la décision ou un mois avant la date de départ prévue.
- Communiquez activement tout au long du processus d’offboarding. Il s’agit d’éviter un départ dans l'aigreur et les non-dits.
- Documentez le processus de départ des salariés. Comme dit l’expression : “les paroles volent, les écrits restent” ! Prenez des notes, enregistrez les informations et faites un résumé des différents échanges par e-mail.
- Améliorez le processus d’offboarding. Prenez du recul après chaque départ et peaufinez votre approche au fur et à mesure.
- Tirer des leçons pour l’expérience collaborateur. Un départ de salarié n’est pas forcément un échec, mais une opportunité de se remettre en question en tant qu’employeur.
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