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Nos conseils pour intégrer au mieux vos nouveaux salariés
L’intégration de nouvelles recrues est un moment clef dans le parcours d’un collaborateur mais aussi pour votre marque employeur. On vous partage nos conseils et astuces pour préparer au mieux l’arrivée de votre nouveau voisin de bureau.
Selon une étude Cadremploi de 2019, 65% de cadres déclarent avoir démissionné pour cause de mauvaise intégration. Ce chiffre est révélateur : dans un milieu de plus en plus concurrentiel, pour attirer et fidéliser de nouveaux talents, l’intégration tient une place essentielle.
Pourquoi ? Et par où commencer pour bien intégrer vos nouveaux collaborateurs ? Voici un concentré de bonnes pratiques.
Une bonne intégration : un levier pour votre marque employeur
Arriver, se sentir bien et vouloir rester : voilà un dicton qui pourrait résumer tout l’enjeu d’une bonne intégration.
En mettant en place un processus d’intégration réfléchie :
- Vous rassurez le nouveau salarié. Parce qu’un premier jour peut cristalliser des angoisses et des attentes. Une intégration réussie permet alors d’apaiser les inquiétudes, de favoriser sa motivation et son investissement.
- Vous lui permettez de bien comprendre son rôle et ses missions. Là aussi, c’est un puissant vecteur de motivation et de sens au travail.
- Vous diffusez une bonne image de l’entreprise et vous transmettez les valeurs.
Cette phase d’onboarding est un moment fort car c’est le premier test d’adéquation entre l’image véhiculée lors du recrutement et celle perçue lors des premiers moments. “C’est fondamental pour l’entreprise d’être à la hauteur de la promesse de la boîte, car les attentes du candidat sont très élevées, l’onboarding est ainsi le test suprême pour l’entreprise car il éprouve concrètement la réalité de la marque employeur et de la culture de la boîte. On ne peut pas tricher” souligne Jérémy Clédat, CEO et fondateur chez Welcome to the Jungle (média sur le monde du travail).
Au-delà des coûts importants qu’impliquent un recrutement raté, c’est aussi l’image de l’entreprise et sa marque employeur qui sont donc impactées.
7 bonnes pratiques pour une intégration réussie
À garder en tête : ces bonnes pratiques sont une source d’inspiration. Pour être le plus pertinent, le mieux est de réfléchir à votre processus d’intégration en fonction des spécificités de votre structure.
1 - Avant l’arrivée : des démarches administratives anticipées et des petites attentions qui font plaisir
Pas besoin d’attendre le premier jour pour agir. Déjà, dans les jours qui précèdent, vous pouvez créer des effets “Wahou” qui montreront d’emblée que le collaborateur est attendu. Carte de bienvenue signée par toute l’équipe, SMS avec une photo d’équipe, e-mails envoyés de la part de vos collègues… Vous pouvez imaginer tout un tas de petites attentions sympathiques et humaines qui créent directement un sentiment d’appartenance.
Ensuite, pour avoir l’esprit plus léger (que ce soit pour vous ou la nouvelle recrue), rien de mieux que d’anticiper certaines tâches. Paperasse, collecte d’informations, documents importants (comme par exemple l’IBAN pour les virements ou encore la carte vitale) : nous vous conseillons de valider que tout est au point avant son arrivée.
2 - Le kit de bienvenue : un outil efficace pour créer un sentiment d’accueil immédiat
“Kit d’intégration”, “kit d’onboarding”, “pack de bienvenue”, peu importe la dénomination, le fait de recevoir un colis avec quelques goodies ou des attentions rend concret l’appartenance à l’entreprise. T-shirt, carnet, stylos, mugs, outils utiles au travail, petits mots doux de l’équipe, compte spotify, box culture envoyée à domicile, tote bag, livres, petite plante pour décorer son bureau… À vous de choisir comment vous voulez marquer le coup.
L’initiative qui nous a particulièrement plu : celle d’O’clock qui envoie dans son package de bienvenue un cadeau personnalisé en fonction des goûts de la personne et en lien avec le télétravail. Le genre d’initiative qui met du baume au cœur !
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3 - L’organisation d’un pot d’arrivée pour créer des premiers liens
Selon une étude Mazars et OpinionWay, après la rémunération, c’est l’ambiance au travail et les échanges avec les collègues qui semblent primordiales pour les générations Z et Y.
Pour répondre à ce besoin, un rendez-vous gourmand et informel peut être une bonne idée pour accueillir la nouvelle recrue. En effet, vous faites d’une pierre trois coups : vous permettez à tout le monde de se détendre, de délier les langues et donc de faire plus ample connaissance.
4 - L’attribution d’un “référent”
L’arrivée dans une nouvelle structure peut amener un lot de questions. Alors pour y répondre, beaucoup d’entreprises mettent en place un “référent” pour chaque nouvel arrivant. Son rôle ? Être une oreille attentive en cas de questions (mêmes les plus informelles) et s’assurer de son bien-être lors des premières semaines.
Du côté de chez Alan, ce rôle de “référent” va même un cran plus loin : en effet, chacun se voit remettre par son role buddy (une personne généralement issue d’une même communauté de métier, qui guidera la prise de poste) un tableau personnalisé avec des étapes d’intégration découpées jour par jour sur les premières semaines. C’est ce qui permet à tout arrivant d’être autonome.
5 - Un temps d’échange avec le manager et un planning prédéfini : un bon moyen de structurer l’emploi du temps du nouvel arrivant
Dans la même idée, il est essentiel de prévoir un créneau avec le manager. Son but ? Montrer qu’il accorde de l’importance à sa nouvelle recrue, mais aussi et surtout lui expliquer son programme pour les prochains jours. C’est ce qui va lui permettre d’avoir de la visibilité sur ce que l’on attend d’elle et donc qu’elle se sente rapidement investie.
Bon à savoir : Ce moment d’échanges peut aussi être l’occasion de montrer certains premiers outils essentiels dans la vie de l’entreprise. Il peut s’agir d’outils de communication (de type Slack), de gestion de projets, mais aussi d’outils administratifs (par exemple si vous utilisez une application de salaire à la demande comme Nesspay). Vous pouvez lui montrer comment cela fonctionne.
6 - Des périodes d’immersion dans chaque service pour comprendre les enjeux de l’entreprise
L’objectif ? Planifier des points avec les différents pôles ainsi que les fondateurs pour plonger l’arrivant dans le quotidien de la boîte. De cette manière, vous favorisez aussi la cohésion globale de l’entreprise.
7 - La mise en place de bilans réguliers pour s’améliorer en continu
L’intégration est un processus évolutif : plus vous testerez des formats, plus vous vous améliorerez. Pour avoir des retours constructifs, le mieux est de prévoir des rendez-vous réguliers avec les nouveaux arrivants (pourquoi pas sous un format informel). De cette manière, vous prenez la température au fur et à mesure et vous comprenez ce qui plaît ou non. Vous pouvez également envoyer des questionnaires pour déceler des axes d’amélioration et les mettre en place.
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